Kniha jízd

Při správě vašeho vozového parku se neobejdete bez toho, abyste vedli takzvanou knihu jízd. Jedná se o záznamy spojené právě s provozem samotného vozidla. Než se na samotné možnosti a zákonná ustanovení podíváme blíže, je třeba říci, že není nezbytná vždy. Aktuální právní úpravy umožní vlastnit firemní automobil bez toho, aby byla kniha jízd vedena. Vyplatí se to spíše u živnostníků, kteří mají jenom jeden vůz a jezdí minimálně. Měsíčně si lze totiž odečíst na náklady maximálně jenom 5 000 Kč, nehledě na to, že zaplacených pohonných hmot si nelze odečítat DPH. Proto se podíváme na situace, kdy kniha jízd musí být vedena.

Kdo musí knihu jízd vést?
Hned na samotný úvod je třeba podívat se na to, kdo musí knihu jízd povinně vést. Jde samozřejmě o každého podnikatele nebo firmu, která má vůz užívaný ke své podnikatelské činnosti. Je navíc jedno, zda se jedná o firemní vozidlo, nebo vozidlo psané na soukromou osobu, které je za tímto účelem využíváno. Následně je třeba evidovat doslova každý ujetý kilometr. Výhodou dané možnosti je určitě to, že kniha jízd nemusí být nutně součástí vozu, ale může být vedena třeba v papírové nebo počítačové podobě v kanceláři. Překládat ji není třeba policejní ani jiné hlídce. Je určena jenom pro kontrolu finančnímu úřadu, pokud si ji vyžádá.

Co musí kniha jízd obsahovat?
I když ji nemusíme vozit v autě a můžeme ji vést v tištěné nebo elektronické podobě, je dobré vědět, co by měla kniha jízd obsahovat. Začneme těmi základními informacemi, kam se řadí například:

  • Identifikace konkrétního vozu, kterým se jelo nebo jezdí
  • Identifikace konkrétních řidičů, kteří ho používali
  • Výchozí a cílové místo, včetně případných míst, kterými se projíždělo
  • Stav tachometru v době odjezdu a v době následného příjezdu

To patří mezi základní, ale rozhodně ne jediné informace, která by měla správně vedená kniha jízd obsahovat. Mezi ty další patří i informace o tom, zda bylo během jízdy tankováno. Pokud ano, netřeba doložit kdy a kolik to bylo. Daná informace by následně měla sedět s dokladem z benzinové pumpy. Tento doklad by tedy měl daný řidič vždy vyžadovat.
Mezi další informace u vedené v knize jízd by měly být i informace o případném placení mýtného. To se týká hlavně zahraničních cest, kdy je mýto placeno na dálnicích průběžně, nebo kdy jsou zpoplatněné určité průjezdy. V České republice se mýto na dálnicích za osobní vozy neplatí. Alternativou však může být dálniční známka. To poslední, co by měla kniha jízd obsahovat, to je popis případných závad. Zde je dobré apelovat na zaměstnance, aby toto neignorovali. Včasná diagnostika a oprava závady může v budoucnu ušetřit nemalé výdaje. Bohužel aktuální stav vypadá tak, že mnoho zaměstnanců toto ignoruje a firemní vozy předávají s neohlášenou závadou.

Jak dané záznamy evidovat?
Konkrétní forma není přímo určena, tak je nařízeno především to, aby dané záznamy byly hlavně přehledné. V tomto směru tak můžeme využívat třeba již předtištěné formuláře, dostupné v papírnictví. Stejně tak mohou různé formuláře obsahovat i tiskové seznamy v účetních programech. Jedinou důležitou podmínkou je to, že záznamy v knize jíst musí být evidovány chronologicky. Co to znamená? Že musí sedět nejednom data, ale také odjezdové a příjezdové časy, stejně jako by měly navazovat stavy tachometru. Je-li automobil nabízen zaměstnancům i k osobním účelům, nebo jedná-li se o automobil osobního charakteru, je třeba evidovat i každou soukromou jízdu. Nikoliv však dle výše uvedeného rozsahu. Stačí pouze počáteční a konečný stav tachometru z každé takové jízdy. Je jasné, že z ní následně nelze uplatňovat náklady na pohonné hmoty.

Knihu jízd lze vést také elektronicky – pohodlněji
Samozřejmě v minulosti bylo možné vést knihu jízd výhradně v tištění formě. Bylo to dáno tím, že počítače a různé účetní programy nebyly tak rozšířené. Nyní však mají firmy v rukou mnohem lepší a o mnoho zajímavější nástroje, které jim knihu jízd a její vedení výrazně ulehčí. Vše lze totiž vést doslova automaticky. Není tak třeba se starat o zapisování konkrétních informací o stavu tachometru, stejně jako není třeba vypisovat informace o startu nebo cíli cesty. Vše umožní moduly, které jsou součástí automobilů. Některé jdou tak daleko, že umožní i automatické přihlášení konkrétního řidiče a následnou volbu toho, zda půjde o firemní nebo osobní jízdu. Celá jízda je takto zaevidována a bezdrátově odeslána třeba na firemní servery. Zde je v rámci účetního programu automaticky zpracována, bez nutnosti jakéhokoliv externího zásahu. To logicky výrazně ulehčí celou správu jak vozového parku, tak konkrétních jízd.

Včetně monitorování pohybu
Je jasné, že evidence místa odjezdu a místa příjezdu je uskutečňována pomocí GPS modulu, který je součástí daného firemního vozu. To dává každé firmě do rukou i výhodu spojenou s tím, že mají nad svým vozovým parkem dokonalý přehled. A to nejenom v rámci zmíněné knihy jízdy, ale i v reálném čase. Prostřednictvím různých softwarových řešení lze monitorovat jednotlivé vozidla. Lze tak vidět, kde se aktuálně nacházejí, jaká je jejich rychlost, jaká je jejich spotřeba, nebo zda jedou na čas podle plánu. Umožní to především lepší efektivitu práce a lepší dohled nad zaměstnanci. Především v tom ohledu, kdy je firemní vozidlo bez nahlášení využíváno k osobní cestě, která však nebyla nahlášena.
Ten nejmodernější GPS monitoring však může být napojený i na řídící jednotku auta, díky čemuž lze také diagnostikovat případné poruchy či problémy, stejně jako lze monitorovat i celou řadů různých dalších hlášení. Ty se mohou týkat i situací, kdy řidič na sedadle spolujezdce veze i jinou osobu, ačkoliv je to firemními předpisy zakázáno. Samozřejmě více těchto unikátních funkcí je logicky spjato také s cenou celého řešení.